FAQ zu tekom-Meetups

Die tekom-Meetups sind Teil der tekom-Community. Hier findest Du die häufigsten Fragen zur Nutzung:

Was sind die tekom-Meetups?

Die tekom-Meetups sind in erster Linie eine Plattform zum Erfahrungsaustausch von Personen, die im weiten Feld der Technischen Kommunikation tätig sind. 

Wer kann bei den tekom-Meetups mitmachen? 

Die Plattform tekom-Meetups richtet sich an alle, die beim Erfahrungsaustausch im weiten Feld der Technischen Kommunikation mitmachen wollen - sowohl tekom-Mitglieder als auch Nicht-Mitglieder.

Wie kann ich bei einer Meetup-Gruppe mitmachen?

• Zunächst musst Du einloggt sein. 
• tekom-Mitglieder benutzen für den Login ihre üblichen Login-Daten.  
• Nicht-Mitglieder müssen sich vorab registrieren. 

Kann ich bei mehreren Meetup-Gruppen mitmachen? 

Ja, Du kannst bei so vielen Meetup-Gruppen mitmachen, wie Du möchtest. Limitiert sind einzig die tekom-internen Gruppen, die sich um interne Arbeitspakete kümmern - hier ist meist nur ein dezidierter Teilnehmerkreis zugelassen.

Sind die Treffen immer online?

Nein, die Treffen sind nicht immer online. Es gibt Meetup-Gruppen und Treffen, die sich online treffen, und welche, die sich vor Ort persönlich treffen. Einen entsprechenden Hinweis findest Du bei jeder Veranstaltung.

Wie funktionieren die Treffen online?

Für Online-Treffen verwenden wir BigBlueButton (BBB). Detaillierte FAQs zu BBB findest Du untenstehend. 
Um zum Online-Treffen zu gelangen, klicke auf das angelegte Treffen in der Meetup-Gruppe. Der Beitrittslink wird 15 Minuten vor Beginn des Treffens sichtbar. Sollte noch kein Moderator anwesend sein, warten die Teilnehmer in einem virtuellen Warteraum.

In welchen Sprachen finden die Treffen der Meetup-Gruppen statt? 

Das entscheiden der Gruppen-Admin und die Moderatoren der Gruppe. Es gibt Meetup-Gruppen, die gänzlich auf einer anderen Sprache angelegt sind, oder es gibt Meetup-Gruppen, bei denen die Sprache der Treffen je nach Moderator und Referent variiert. Einen entsprechenden Hinweis findest Du in jeder Meetup-Gruppe und bei jedem geplanten Treffen.

Kann ich selbst eine Meetup-Gruppe gründen? 

Ja, tekom-Mitglieder und Nichtmitglieder können selbst Meetup-Gruppen gründen.

• Logge Dich zuerst ein. 
• Fahre mit der Maus nochmals über das Feld "Login", um zum Schnellzugriff zu gelangen.
• Wähle im Schnellzugriff "Meetup-Gruppe gründen" und fülle das Formular aus. Denke insbesondere an Deinen Motivationstext, damit unsere Admins Deine Beweggründe für die Gruppengründung nachvollziehen können.
• Klicke auf "Anfrage für neue Meetup-Gruppe senden".
• Bitte habe nun etwas Geduld, bis die Admins Deine neue Gruppe freischalten. Dies kann 1-2 Tage dauern und ist nur an Werktagen möglich. 
• Nach der Freischaltung durch die Admins: Geschafft! Nun kannst Du weitere Details für deine neue Meetup-Gruppe definieren und sie auf "live" schalten, sodass sie für andere Nutzer sichtbar wird.

Kann ich mein Benutzerkonto bei tekom-Meetups löschen? 

Ja, Du kannst dein Benutzerkonto bei den tekom-Meetups jederzeit löschen. Wenn Du ein tekom-Mitglied bist bleibst du mit diesem Vorgang weiterhin tekom-Mitglied. Bist du Nicht-Mitglied, werden Deine Daten vollständig gelöscht.

FAQ zu BigBlueButton (BBB)

Online-Treffen finden in virtuellen Video-Räumen der Plattform "BigBlueButton" statt. Hier findest Du die häufigsten Fragen zur Nutzung von BBB.

Allgemein 

Wie kann ich mich mit BBB vertraut machen? 

Sehr hilfreich ist der Testzugang von BigBlueButton. Hier kannst Du live testen, wie der Zugang klappt und Dich anhand des Textes und von Tutorials mit der Nutzung vertraut machen.  

Welche Internetverbindung ist genügend, um an einer BigBlueButton Konferenz teilzunehmen? 

Mithilfe des Speedtests von Chip kannst Du Deine Internetverbindung testen. Die Werte für "Download" sollten mindestens 1 MBit/s (Ideal 5 MBit/s) und "Upload" mindestens 0.5 MBit/s (Ideal 1 MBit/s) groß sein. "Ping" und "Jitter" sollten hierbei möglichst kleinere Werte erreichen. Wir empfehlen sicherheitshalber, Deinen Laptop direkt mit dem LAN-Kabel und dem Router zu verbinden. 

Welcher Browser ist am besten geeignet? 

Grundsätzlich ist BBB mit allen Browsern nutzbar. Es ist jedoch möglich, dass einzelne Funktionen unter Firefox und Safari nicht oder nicht in gleicher Weise zur Verfügung stehen. Wir empfehlen darum die Nutzung eines auf Chromium basierenden Browsers Google Chrome, Opera, Microsoft Edge. Bei Problemen bitte den Browser wechseln.

Gibt es Zugangsprobleme von Firmenrechnern aus?

Bei Fehler 1007 – Einstellungen der Firewall in den Firmen nötig. Es müssen folgende Ports freigegeben werden: 

• AUSGEHEND, TCP-Port 80 (http) und TCP-Port 443 (https) 
• AUSGEHEND, UDP-Ports 16384 bis 32768 (Audio und Videokommunikation) 

Kann ich mit einem Handy oder Tablet teilnehmen? 

Ja. BBB ist eine Webanwendung. Sie funktioniert in jedem aktuellen Browser. Bitte beachte, dass Du zum jetzigen Zeitpunkt den Bildschirm des Präsentators auf Mobilgeräten anzeigen lassen kannst, jedoch den mobilen Bildschirm nicht freigeben kannst.

Kann ich die Anzeigesprache umstellen? 

Ja. Klicke oben rechts die drei Punkte. Gehen dann auf "Einstellungen". Dort kann die Anzeigesprache ausgewählt werden. 

Ich bin im Breakout-Raum und kann den Organisator nicht erreichen. 

Du kannst dem Organisator oder dem Moderator eine Nachricht schicken. Dein Breakout-Raum ist zusätzlich zum Hauptraum in einem weiteren Browsertab geöffnet worden. Wähle den Tab mit dem Hauptraum aus und schreibe dort dem Moderator eine Nachricht.  

Wie kann ich als Teilnehmer meine Hand heben, wenn ich eine Frage/Kommentar habe? 

Nutze dafür die Statusfunktion, die sich hinter Deinem Icon neben Deinem Namen verbirgt. Dort kannst Du aus mehreren Emoticons die Hand als Meldezeichen wählen. 

Wie kann ich einen privaten Chat mit einem anderen Teilnehmer öffnen?   

Klicke hierzu mit der linken Maustaste auf das Symbol der Person in der Teilnehmerübersicht, mit welchem Du einen privaten Chat starten möchtest. Wähle anschließend "Privaten Chat starten". 

Video und Audio

Wie kann ich eine andere Webcam / ein anderes Mikrofon auswählen? 

• Audio: Wähle am Ende des Echotest "Nein". Dann kannst Du eine andere Audioquelle auswählen. Wenn Du schon verbunden bist, trenne die Audioverbindung und stelle sie erneut her. 
• Webcam: Trenne die Webcam und verbinde sie erneut. Dann kannst Du eine alternative Webcam aus der Drop-Down-Liste auswählen. 

Kann ich die Webcam, das Mikro und die Audioausgabe ändern? 

Diese Einstellungen werden vom Browser gesteuert, sind also abhängig davon, welcher Browser verwendet wird. 

• Chrome und Edge zeigen beim ersten Verbinden einen Dialog an, um nach der Input-Quelle für Audio bzw. Video zu fragen. Dort lässt sich das gewünschte Mikrofon bzw. die gewünschte Webcam auswählen. 
• Solltest Du bei einem früheren Besuch auf „Diese Einstellung merken“ geklickt haben, dann kannst Du in den Einstellungen Deines Browsers diese Vorauswahl wieder rückgängig machen. Die Audioausgabe hingegen steuert Dein Betriebssystem und kann in dessen Einstellungen angepasst werden. 
• Während der Teilnahme an einem Meeting kann man die Quellen nicht mehr ändern. Dazu muss man sich abmelden, die Einstellungen im Browser bzw. bei den Audio-Einstellungen des Betriebssystems ändern und sich neu verbinden. 

Ich habe „nur zuhören“ geklickt und kann mich nicht an der Konferenz beteiligen. Was nun? 

Klicke unten auf das Headset/Kopfhörer-Symbol und beende die Audioteilnahme. Klicke dann auf das nun erscheinende Symbol mit dem durchgestrichenen Telefonhörer, um der Konferenz wieder beizutreten. Wähle nun aber „mit Mikrofon“ aus.  

Ich habe Probleme beim Einschalten des Mikrofons oder der Kamera. Was nun?

Führe bitte den Echotest in BigBlueButton aus, um die Funktionalität von Mikro und Kopfhörer zu testen. Unter Umständen kann es zu Problemen beim Aushandeln der Verbindung kommen, die durch Deine lokalen Einstellungen und die eingesetzte Soft- und Hardware bedingt sind. Um das Problem zu beheben, kannst Du Folgendes prüfen/testen: 

• Aktualisiere Deinen Browser. Safari und Firefox können aktuell nicht empfohlen werden.
• Wenn Du Safari oder Firefox benutzt, teste  zur Kontrolle einen alternativen Browser (Edge, Chrome).  
• Überprüfe die Freigabeeinstellungen für den Browser.

Warum können andere mich in der Sprachkonferenz nicht hören? 

Überprüfe, ob Dein Mikrofon auf "Stummschalten" steht. Ist dies nicht der Fall und andere Teilnehmer können Dich nicht hören, hat der Browser wahrscheinlich das falsche Mikrofon auf Deinem Computer ausgewählt. Du kannst zweimal auf das Telefonsymbol klicken - einmal zum Verlassen und ein zweites Mal zum Wiederverbinden -, um erneut zu versuchen, den Ton zu verbinden. Wenn Du den Echotest siehst und Dich selbst nicht hören kannst, klicke auf "Nein" und wähle ein anderes Mikrofon aus. 

Wenn ich von einem Breakout-Raum in den Hauptraum wechsle, muss ich meinen Ton neu verbinden. Ist das normal? 

Ja, das ist normal. Auch den Echotest musst Du dann noch einmal durchführen, indem Du 2 Mal auf den Telefonhörer klickst. Ist der Ton dann noch immer nicht hergestellt, musst Du Dich aus der Session aus- und wieder einloggen. 

Ist es möglich mein Audio an- und auszuschalten, wann ich möchte? 

Bevor die BigBlueButton-Konferenz gestartet wird, wirst Du vom System gefragt, ob Du den Zugriff auf Mikro und Kamera erlauben willst. Dies musst Du vor dem Beginn bejahen. Während der Präsentation kannst Du Deine Meinung nicht mehr ändern, es sei denn, Du machst erneut einen Audiotest (Telefonhörer 2 Mal klicken) und wählst dann „mit Mikrofon eintreten“ aus. Hast Du den Zugriff erlaubt, kannst Du nach Bedarf Dein Mikrofon während der Präsentation stumm- und lautschalten. 

Warum sehe ich auf meinem Bildschirm kein Mikrofon-Symbol, welches ich an- und ausschalten kann?

Solltest Du kein Mikro sehen, gibt es zwei Möglichkeiten, warum dies so ist. 

• Du hast vor Präsentationsbeginn auf „nur zuhören“ geklickt und kannst somit nichts sagen (wie Du das änderst, siehe vorherige Frage). 
• Du besitzt weder ein internes noch ein externes Mikrofon.

Bildschirmfreigabe / Präsentation

Wieso funktioniert meine Bildschirmfreigabe nicht? 

• Falls Du ein mobiles Gerät mit Android oder iOS benutzt, wechsle bitte auf ein Laptop/PC. Das Freigeben des Desktops/Bildschirms ist aktuell von einem mobilen Gerät nicht möglich. 
• Bitte überprüfe, ob Du über die Rechte zur Freigabe verfügst. Von sich aus freigeben können nur Veranstalter und Moderatoren. Der Moderator muss Dir zunächst das Recht für die Freigabe geben.
• Falls Du macOS Safari verwendest und den Bildschirm nicht freigeben bzw. sehen kannst, verwende bitte stattdessen Chrome (oder Firefox). Safari unterstützt aktuell leider nicht alle Funktionen von BBB. 

Wie erkenne ich, dass ich Berechtigungen zum Bildschirm teilen habe? 

Ob Dir die Berechtigung zum Bildschirmteilen erteilt wurde, ist an dem Symbol im Profil-Avatar erkennbar: Ist das Symbol viereckig, hast Du Moderatorenrechte. Ist das Symbol rund, hast Du Teilnehmerrechte.

Bei mir ist die Präsentation ausschließlich im Vordergrund zu sehen. Gibt es eine Möglichkeit, diese zu verkleinern, um Kameras zu sehen? 

Um andere Bilder auf Deinem Desktop zu sehen oder in der Größe der Präsentationsdarstellung zu variieren, kannst Du auf das Minus-Symbol in der Präsentation klicken. Somit wird die Präsentation verborgen. Auch gibt es die Möglichkeit, die Präsentation an der oberen Kante größer oder kleiner zu ziehen. 

Wie teile ich meinen Bildschirm? 

• Um Deinen Bildschirm zu teilen, wirst Du nach Anklicken des unten mittig erscheinenden Buttons vom Browser gefragt, welche Ansichten Du teilen möchtest. Du hast 3 Möglichkeiten zur Auswahl. Hier ist eine Freigabeoption auszuwählen. 
• Ist der Button „Teilen“ noch ausgegraut, musst Du noch eines der angezeigten Ansichten im Fenster anklicken. 
• Danach wird der Button „Teilen“ freigegeben. 
• Um den gesamten Bildschirm teilen zu können, muss auch hier das angezeigte Fenster angeklickt werden. Erst danach wird der „Teilen“ Button freigeschaltet. 

Ich habe Probleme, meinen Bildschirm in Firefox freizugeben. 

Es kann vorkommen, dass im FireFox (FF) Browser beim Teilen des Bildschirmes Fehlermeldungen erscheinen. Dies kann durch folgende Schritte ausgelöst werden: 

• Als Präsentator auf „Bildschirm freigeben“ klicken 
• Du wirst vom Browser gefragt, welches Fenster freigegeben werden soll. Möchte man an diesem Punkt abbrechen und klickt nun auf „Nicht jetzt“, kann es zu Fehlermeldungen kommen. 
• Diese Fehlermeldung wiederholt sich bei jedem Klick auf „Bildschirm freigeben“. 

Lösung 

• Firefox sperrt durch das Klicken auf „Nicht jetzt“ das Teilen des Bildschirms. Somit liegt die Lösung nicht in BBB, sondern im FF Browser. 
• Hinweis auf den Fehler: Querstrich über dem Symbol für das Sharing 
• Um Deine Bildschirm-Sperre wieder aufzuheben, klicke auf das Symbol für den gesperrten Bildschirm oder auf das Schloss im FF 
• Es öffnen sich die Einstellungen für die Berechtigungen. Hier bitte auf das X neben „Temporär blockiert“ klicken.  
• Aktualisiere Deinen Browser per F5 oder per Klick auf das Neu Laden Symbol.   
• Nun muss der Moderator Dir die Rechte zum Bildschirmteilen nochmal freigeben.

Für Präsentator/in und Moderator/in

Welche Rechte habe ich als Präsentator/in oder Moderator/in? 

• Als Präsentator/in kannst Du die Funktionen "Präsentation hochladen", "Externes Video teilen" oder auch die Navigation der vorhandenen Präsentation nutzen.
• Als Moderator/in kannst Du außerdem die Rechte der anderen Teilnehmenden verwalten und weitere Moderator/innen bestimmen.
• Moderator/innen sind erkennbar an der quadratischen Form des Namensymbols in der Teilnehmerliste. Bei Präsentator/innen bleibt dieses Symbol rund, wird aber durch ein kleines Bildschirmicon ergänzt. 

Wie eröffne ich als Moderator/in einen Breakout-Raum? 

Durch Klick auf das Zahnrad kannst Du eine beliebige Anzahl an Breakout-Räumen erstellen und Deine Teilnehmer manuell diesen Räumen zuweisen. Für die Teilnehmenden öffnet sich ein neuer Raum in einem neuen Tab. Weise Deine Teilnehmer darauf hin, dass der neue Raum nicht automatisch zum Ursprungsraum zurückführt und sie hierzu den Tab wechseln müssen. Breakout-Rooms können jederzeit durch Moderator/innen geschlossen werden. 

Wie kann ich als Moderator/in aus einem laufenden Breakout-Room in einen anderen Breakout-Room wechseln? 

Wenn Du einen Breakout-Room öffnest, wird ein neuer Tab geöffnet. Dann hat man einen Tab im "Start-Raum" und einen Tab im "BreakOut-Raum X" offen. Im Tab der Hauptkonferenz kann man zwischen zwei Optionen wählen (nur reinhören oder Raum beitreten) und mit Klick auf die gewählte Option auch wieder verlassen. Alternativ kann man den Tab mit dem Breakout-Room schließen und man ist (leicht zeitverzögert) draußen. 

Wie starte ich eine Umfrage? 

Hinter der Funktion "Poll/Umfrage starten" kannst Du Abstimmungen in das Gespräch einbauen. Nutze diese Funktion, um die Teilnehmer am Geschehen zu beteiligen oder auch um Rückmeldung zur Präsentation oder Aspekten zu erhalten. Klicke hierzu auf das "+" Zeichen unten links und dann auf "Umfrage starten".

Wieso erhalte ich eine Fehlermeldung beim Hochladen einer Präsentation? 

1. Das Upload-Limit für eine Präsentation liegt bei 25 MB. Wenn Du die Präsentation nicht komprimieren kannst oder in mehrere Dateien aufteilen möchtest, verwende als Workaround die Bildschirmfreigabe. 
2. Wenn Deine Präsentation kleiner als 25 MB ist, aber trotzdem nicht hochgeladen werden kann, kann dies auch an einer fehlgeschlagenen Konvertierung liegen. Speichere die Präsentation in diesem Fall als PDF-Datei ab und versuche den Upload erneut. 
3. Wenn der Dateiname der Präsentation Sonderzeichen enthält, entferne diese vor dem Upload. 

Wieso sieht die hochgeladene Datei anders aus (z.B. Schriftarten sind nicht korrekt, Abbildungen weisen Fehler auf)?  

Das Hochladen einer Präsentation in einem anderen Format als PDF ist nicht verlässlich: Beim Upload einer Datei anderen Formats als PDF wird eine Konvertierung durch BBB durchgeführt, dabei können Schriftarten, Symbole und Zeichnungen geändert werden, Animationen werden nicht übernommen.  

Bitte exportiere Deine Präsentation aus dem Programm heraus in eine PDF-Datei und prüfe vor Verwendung der Datei das Ergebnis. Lade dann die kontrollierte und ggf. korrigierte PDF-Datei in den BBB-Raum hoch. 

Wieso können meine Teilnehmer/innen keine Links in der Präsentation anklicken? 

Das ist nicht möglich. Möchtest Du allen Teilnehmer/innen Links zur Verfügung stellen, kannst Du diese in den öffentlichen Chat oder in die geteilten Notizen schreiben. 

Wie kann ich Ergebnisse (Chat/Whiteboard/geteilte Notizen) sichern? 

1. Chat: Wähle in den Chat-Optionen rechts "Speichern". Dort kannst Du ein Textdokument sichern. 
2. Whiteboard: Eine Sicherung kann nur über einen Screenshot vorgenommen werden. 
3. Geteilte Notizen: Klicke auf den Donwload-Button rechts und exportiere in das Zielformat Deiner Wahl.

Wie kann ich ein Video teilen? 

Benutze hierfür die Option "Externes Video teilen", indem Du als Präsentator links unten auf das „PLUS“-Symbol und dann auf "externes Video teilen" klickst. Es ist auf diese Weise möglich, Links zu Anbietern wie YouTube oder Vimeo direkt anzuzeigen. 

Wie kann ich einen Teilnehmer aus einem Raum entfernen? 

Klicke hierzu mit der linken Maustaste auf das Symbol der Person in der Teilnehmerübersicht, welche Du entfernen möchtest. Wähle anschließend ‚Teilnehmer entfernen‘. 

Wie kann ich einen Teilnehmer zum Präsentator machen?

Klicke hierzu mit der linken Maustaste auf das Symbol der Person in der Teilnehmerübersicht, welche Du zum Präsentator machen möchtest. Wähle anschließend ‚Zum Präsentator machen‘.